عقود أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP والأخطاء الشائعة عند التفاوض مع البائعين ERP Agreements and the Negotiation

عقود أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP والأخطاء الشائعة عند التفاوض مع البائعين

ERP Agreements and the Negotiation

يهدف كل بائع أن يبيع المنتج الذى يقوم بتسويقه بقدر ما يستطيع وفى أسرع وقت ممكن، ولذلك فإننا نجد الكثير من الشركات تشترى عدد كبير جداً من الوحدات Modules والمستخدمين User، أو التطبيقات Applications التى لا حاجة لهم بها.

وهذا يتسبب فى وجود تأثير سلبى على أى تنازلات ايجابية تم الحصول عليها من البائعين اثناء عملية التفاوص، وكذلك فان ذلك له تأثير سلبى على التدفق النقدى فى المؤسسة.

هذا ونجد بعض الشركات تفشل فى التفاوض حول اتفاقية ترخيص البرنامجيات جنبا الى جنب على تنفيذ المقترح فى اوقات كثيرة حيث ربما قد يكون فريق تنفيذ الـ ERP شريك تجارى لبائع البرنامجيات وربما لا يكون فى الواقع يبيع البرمجيات، والجدير بالذكر انه يتم فقدان كل النفوذ (التأثير) بعدم التفاوض على حد سواء باعتبارها اتفاق مشترك، ومرات عديدة فان بائع انظمة الـ ERP سوف يدفع تنازلات على شريك التنفيذ (الشريك المنفذ) لتسهيل بيع رخصة البرمجيات.

الشركات يجب أيضاً ألا تفقد رؤية الحقيقة فى ان هذه الاتفاقية هى اتفاقية استراتيجية طويلة المدى، وانهم يجب ان يبحثوا عن الحماية طويلة المدى فى المستقبل، وهذا من شأنه ان يشمل وجود تأمين فى التسعير على المدى الطويل للبرمجيات الاضافية والمستخدمين لمدى طويل فى المستقبل (3-5 سنوات)، وكذلك تقييد (جعل حد اقصى) للزيادات فى الاسعار على تنفيذ الخدمات واتفاقيات الصيانة والمكونات الرئيسية الاخرى فى العقد.

كذلك فان هناك امر فى غاية الاهمية بالنسبة للتحقق الثلاثى لاعداد المستخدمين المختصين وكذلك البصمة النهائية للتطبيق، انت تحتاج ايضا الى التأكد ان كل ما تقوم بشراءه هو المطلوب لك، وانه لا توجد اى قيود على نوع تراخيص المستخدم التى يتم شراؤها فى الوصول الى الاداء الوظيفى المستهدف من تلك البرمجيات، والجدير بالذكر فى هذا السياق ان بائعى انظمة الـ ERP يحبوا ان يشرحوا وظائف الانظمة الخاصة بهم بشكل براق ومبهرج، ولذلك فيجب الحظر وعدم الاعتماد على شرح البائعين فقط بل يجب دراسة البرمجيات وامكانياتها فترة كافية.

هذا وهناك نصائح مفيدة للمفاوضات بخصوص هذا العقد وهى:

1. التوقيت هو كل شئ Timing is everything حيث يجب ان تتأكد انك فى نهاية السنة والربع الاخير خاصة قد اتخذت القرار النهائى بشأن الترسية على احد البائعين الذسن وقع اختيارك على اختيار احدهما.

2. تأكد ان لديك اثنين من المرشحين النهائيين على الاقل لكى يكون موقفك التفاوضى اقوى واكثر فعالية.

3. يجب ان تدرك انه يجب ان تكون هناك خيارات متعددة لكى تناقشها فى العقود النهائية، وسيكون من الحكمة اشراك مستشار موثوق لارشادك خلال دهاليز الاحتمالات الممكنة.

4. يجب ان تدرك كل التكاليف (اجهزة – قواعد بيانات – برمجيات وسيطة ............... الخ) قبل ان تتخذ اى قرار.

5. يجب ان يكون لديك مراجعة قانونية نهائية قبل البدء فى تنفيذ العقد.

6. يجب ان تناقش العقد نقطة نقطة قبل بدء عملية المفاوضات وان توجه اعضاء فريقك بعدم مناقشة اى تفاصيل مع البائعين.