ERP agreements (Article.1)

ERP agreements (Article.1)

While I’m thinking about an agreement I work on now, I said why I do not write here about it. It is about an ERP agreement.

“ERP” is short for enterprise resource planning. And it is business management software that allows an organization to use a system of integrated applications to manage the business. ERP software integrates all facets of an operation, including product planning, development, manufacturing processes, sales, Human Resources and marketing.

ERP software usually consists of multiple enterprise software modules that are individually purchased, based on what best meets the specific needs and technical capabilities of the organization. Each module is focused on one area of business processes, such as product development or marketing. Some of the more common ERP modules include those for product planning, material purchasing, inventory control, distribution, accounting, marketing, finance and HR.

There are objectives must be taken into account while developing an ERP for any organization. And they are Speed, Scope, Resources, Risk, Complexity and Benefits. While some of the writers see that the goals and objectives of the ERP project are: Goal.1: Improve effectiveness and efficiency of administrative processes; Goal.2: Improve support for decision making; Goal.3: Enhance availability and access to timely and reliable information; Goal.4: Enhance professional capabilities of the human resources; Goal.5: Improve the quality of services for all stakeholder; Goal.6: Enhance accountability of personnel, and integrity of processes and information.

In the next article we will continue talk about how to draft an ERP agreement.

عقود أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP والأخطاء الشائعة عند التفاوض مع البائعين ERP Agreements and the Negotiation

عقود أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP والأخطاء الشائعة عند التفاوض مع البائعين

ERP Agreements and the Negotiation

يهدف كل بائع أن يبيع المنتج الذى يقوم بتسويقه بقدر ما يستطيع وفى أسرع وقت ممكن، ولذلك فإننا نجد الكثير من الشركات تشترى عدد كبير جداً من الوحدات Modules والمستخدمين User، أو التطبيقات Applications التى لا حاجة لهم بها.

وهذا يتسبب فى وجود تأثير سلبى على أى تنازلات ايجابية تم الحصول عليها من البائعين اثناء عملية التفاوص، وكذلك فان ذلك له تأثير سلبى على التدفق النقدى فى المؤسسة.

هذا ونجد بعض الشركات تفشل فى التفاوض حول اتفاقية ترخيص البرنامجيات جنبا الى جنب على تنفيذ المقترح فى اوقات كثيرة حيث ربما قد يكون فريق تنفيذ الـ ERP شريك تجارى لبائع البرنامجيات وربما لا يكون فى الواقع يبيع البرمجيات، والجدير بالذكر انه يتم فقدان كل النفوذ (التأثير) بعدم التفاوض على حد سواء باعتبارها اتفاق مشترك، ومرات عديدة فان بائع انظمة الـ ERP سوف يدفع تنازلات على شريك التنفيذ (الشريك المنفذ) لتسهيل بيع رخصة البرمجيات.

الشركات يجب أيضاً ألا تفقد رؤية الحقيقة فى ان هذه الاتفاقية هى اتفاقية استراتيجية طويلة المدى، وانهم يجب ان يبحثوا عن الحماية طويلة المدى فى المستقبل، وهذا من شأنه ان يشمل وجود تأمين فى التسعير على المدى الطويل للبرمجيات الاضافية والمستخدمين لمدى طويل فى المستقبل (3-5 سنوات)، وكذلك تقييد (جعل حد اقصى) للزيادات فى الاسعار على تنفيذ الخدمات واتفاقيات الصيانة والمكونات الرئيسية الاخرى فى العقد.

كذلك فان هناك امر فى غاية الاهمية بالنسبة للتحقق الثلاثى لاعداد المستخدمين المختصين وكذلك البصمة النهائية للتطبيق، انت تحتاج ايضا الى التأكد ان كل ما تقوم بشراءه هو المطلوب لك، وانه لا توجد اى قيود على نوع تراخيص المستخدم التى يتم شراؤها فى الوصول الى الاداء الوظيفى المستهدف من تلك البرمجيات، والجدير بالذكر فى هذا السياق ان بائعى انظمة الـ ERP يحبوا ان يشرحوا وظائف الانظمة الخاصة بهم بشكل براق ومبهرج، ولذلك فيجب الحظر وعدم الاعتماد على شرح البائعين فقط بل يجب دراسة البرمجيات وامكانياتها فترة كافية.

هذا وهناك نصائح مفيدة للمفاوضات بخصوص هذا العقد وهى:

1. التوقيت هو كل شئ Timing is everything حيث يجب ان تتأكد انك فى نهاية السنة والربع الاخير خاصة قد اتخذت القرار النهائى بشأن الترسية على احد البائعين الذسن وقع اختيارك على اختيار احدهما.

2. تأكد ان لديك اثنين من المرشحين النهائيين على الاقل لكى يكون موقفك التفاوضى اقوى واكثر فعالية.

3. يجب ان تدرك انه يجب ان تكون هناك خيارات متعددة لكى تناقشها فى العقود النهائية، وسيكون من الحكمة اشراك مستشار موثوق لارشادك خلال دهاليز الاحتمالات الممكنة.

4. يجب ان تدرك كل التكاليف (اجهزة – قواعد بيانات – برمجيات وسيطة ............... الخ) قبل ان تتخذ اى قرار.

5. يجب ان يكون لديك مراجعة قانونية نهائية قبل البدء فى تنفيذ العقد.

6. يجب ان تناقش العقد نقطة نقطة قبل بدء عملية المفاوضات وان توجه اعضاء فريقك بعدم مناقشة اى تفاصيل مع البائعين.

شركة جوجل تعديل اتفاقية استخدام خدماتها Google changes the terms of service

 شركة جوجل وتعديل اتفاقية استخدام الخدمات

أعلنت شركة جوجل الامريكية Google Inc.  هذا الاسبوع أنها ستغير شروط استخدام خدماتها Terms of Services  وأنه اعتباراً من 11 نوفمبر سيكون من حق جوجل استخدام صورك واسمك وكل بياناتك وحتى تعليقاتك في اليوتيوب YouTube وغيرها في إعلانات جوجل. هذا وقد أعلنت جوجل أن ستبدأ في يوم 1 نوفمبر في الاستخدام واعتباراً من 11 نوفمبر سيكون من حقها استخدام أي بيانات موجودة. للأسف جوجل لم تترك خيار للمستخدم الذي وضعته أمام خيار إما عدم استخدام اليوتيوب وجوجل بلس وغيرها من الخدمات، أو استخدامها ومنحك جوجل إمكانية التسويق ببياناته 

.

ربما لم تستوعب جوجل ما حدث من قبل مع شركة إينستاجرام Instagram عندما اقدمت على تغيير اتفاقية استخدام خدماتها مما اثار المستخدمين والذين كان رد فعلهم ضد الشركة ليس جيداً، وانتهى الموضوع فى النهاية بتراجع شركة Instagram عن هذه الخطوة، فهل سيحدث نفس السياق مع شركة جوجل؟

والمؤشرات الاولية أن كان رد الفعل سريعا وسيئا لشركة جوجل حيث طالب السيناتور الامريكى إد ماركى Ed Markey من لجنة التجارة الاتحادية  FTC للتأكد من أن شركة جول لم تنتهك اى اتفاقيات او قوانين  حالية مع الشروط الجديدة لخدماتها. وبالطبع فعندما تكون التعديلات للاتفاقية محل تحقيق فيدرالى فان هذا يشير بوضوح الى وجود شئ خاطئ!

النقطة الاوضح والتى تثير اللبس والارتباك هو فكرة الموافقة المشتركة shared endorsements ، وهذه الفكرة هى اساس التعديلات الجديدة لاتفاقية جوجل، والتى ستسمح  لفئة جديدة من الإجراءات التي سيتم تقاسمها في الإعلانات، ولكننا لا نعرف بالضبط ما الذى سوف يندرج بالضبط فى هذه الفئة الجديدة، ورفضت شركة جوجل ايضا اصدار بيان رسمى تبين هذه القواعد والاجراءات، وذلك فهناك الكثير من الاسئلة، وهذا الغموض يجعل الكثير من المستخدمين يفترضوا الاسوأ.

هذا وقد واجه إينستاجرام ضجة مماثلة على تغيير طفيط لشروط الخدمة مثلما تفعل جوجل الآن ولكن الغريب أن جوجل لم ترى أن الدور عليها فى در الفعل العنيف من المستخدمين والحكومات.

الجدير بالذكر ان مثل هذه الاتفاقيات تثير الكثير من الاشكالات والجدل القانونى الذى لن يتوقف.

 

عقد تأسيس الشركة The memorandum of association of a company

عقد تأسيس الشركة

The memorandum of association of a company

عقد تأسيس الشركة، The memorandum of association of a company  والذى غالبا ما يطلق عليه ببساطة المذكرة the memorandum، وهو المستند الذي يحكم العلاقة بين الشركة والخارج the outside، وهى واحدة من الوثائق والمستندات المطلوبة لتأسيس أى شركة، وتحتوى هذه المذكرة على بيانات مثل اسم الشركة، أسماء أعضائها (المساهمين) وعدد الاسهم المملوكة من قبلهم، وموقع مكتبها المسجل، ايضا فان هذه المذكرة من الممكن ان تنص أيضا على (1) أهداف الشركة objectives، (2) مقدار رأس المال المصرح به amount of authorized share capital، (3) ما إذا كانت مسؤولية أعضائها محدودة بقدر ما يملكوا من الأسهم أم لا whether liability of its members is limited by shares or by guaranty، (4) ما هو نوع العقود التى يُسمَح للشركة بالدخول فيها what type of contracts the company is allowed to enter into.

تقريبا كل أحكام المذكرة يمكن تغييرها من قبل أعضاء الشركة باتباع الإجراءات المقررة، وهذه المذكرة هى وثيقة عامة ويجوز الاطلاع عليها من قبل أي شخص من الغير، حيث انه يجب ان يتم ايداع عقد التأسيس فى احدى جهات التوثيق.

ملحوظة: هناك بعض الدول تصدر عقود نموذجية لا بد من اتباعها عند انشاء اى شركة.

هذا وتعد البنود الشائعة فى عقد التأسيس هى على النحو التالى:

1- اسم الشركة هو  I. The name of the Company is ………………….

2- سيكون المقر الرئيسى المسجل للشركة فى العنوان ...........

 II. The Registered Office of the Company will be situated in …………...

3- أهداف واغراض الشركة التى سيتم تأسيسها هى على النحو التالى :

III. The objects for which the Company is established are the following:

أ- المواضيع الواجب ممارستها بشأن تأسيس الشركة

A. MAIN OBJECTS TO BE PURSUED ON INCORPORATION OF THE COMPANY

وفى هذا البند يتم النص على الانشطة الرئيسية للشركة من ممارسة الاعمال التجارية سواء تصنيع او استيراد او تصدير او تقديم خدمات وكالة ...............الخ.

ب- المواضيع  العرضية أو التبعية لبلوغ الأهداف الرئيسية

B. THE OBJECTS INCIDENTAL OR ANCILLARY TO THE ATTAINMENT OF MAIN OBJECTS

وفى هذا البند يتم النص على المواضيع الثانوية او العرضية التى تستخدم لتحقيق الاهداف الرئيسية المنصوص عليها فى البند أ، مثل الدخول في اتفاقات او عقود مع الأفراد او الشركات أو غيرها من المنظمات لتقديم المساعدة التقنية والمالية لتنفيذ جميع أو أي من اهداف للشركة، كذلك إنشاء وحفظ وكالات للشركة فى الدولة او خارج الدولة لتسيير اعمال الشركة او لبيع منتجات الشركة، .................... الخ.

ج. المواضيع الاخرى غير المنصوص عليها فى الفقرتين أ و ب

C. OTHER OBJECTS NOT INCLUDED IN (A) AND (B)

وفى هذا البند يتم ذكر كل المواضيع التى  لم تذكر فى الفقرتين اعلاه.